חברות וארגונים נוהגים לערוך ימי עיון לעובדים או לחברים בארגון. מטרתם של ימי העיון היא להעשיר את הצוות, לעניין את המשתתפים בתוכן עיוני ומקצועי ולעיתים גם לשבור שגרה. ישנם לא מעט מקומות לקיים כנסים וימי עיון, אך הבחירה במקום המיטבי צריכה לשרת את המטרה לשמה מתקיים הכנס. עריכת ימי עיון במרכז כנסים ייעודי אשר עונה על הצרכים של הארגון או החברה משפר את מידת שביעות הרצון של המשתתפים. הבחירה במבנה מתאים בשילוב תוכן איכותי ובעל ערך למשתתפים יבטיח את הצלחת יום העיון.
ימי עיון במרכז כנסים מאובזר
עריכת יום עיון במרכז כנסים מאובזר מקל מאוד על המארגנים את הכנס. מרכז כנסים הכולל בתוכו אמצעים אלקטרונים ודיגיטליים להקרנת מדיה, משפר את חווית המשתתפים ביום העיון באופן משמעותי. בנוסף, חשוב לדאוג כי במקום קיים כל הציוד הנלווה הדרוש לקיום הרצאה כגון: מערכת הגברה, תאורה מתאימה, מיקרופונים וכיוצ"ב. כאשר מארגנים יום עיון יש להקפיד שכסאות הישיבה במרכז הכנסים יתאימו לישיבה ממושכת ויהיו מרופדים ונוחים. חשוב שהמקום יהיה סגור וממוזג בכל עונות השנה. כמו כן, יש לדאוג שכל המתקנים הנדרשים יהיו בקרבת מקום ומוכנים לשימוש מידי, כגון: חדרי שירותים, לובי להתכנסות ומקום להגשת שתייה וכיבוד. במידה וימי עיון מצריכים דיון או התכנסות בקבוצות למידה קטנות, צריכה להיות אפשרות לחדרים קטנים או ליצור הפרדה עבור מספר משתתפים גדול אשר תתאים למספר קבוצות קטנות יותר בתוך החלל.
מכרז כנסים במקום פסטורלי
התאמת מתחם מרכז הכנסים ליום עיון היא מלאכה בפני עצמה. יש לדאוג כי כל האביזרים הנדרשים אכן קיימים ולהשלים את מה שחסר ונחוץ. יש לדאוג לכלי כתיבה, ניירת ותיקיות. יש להתאים את התוכן ולדאוג למרצים, אנשי מפתח וקבוצות דיון. לוודא כי יש נרשמים לכנס ולוודא כי המשתתפים מגיעים. כאשר משלבים את התכנית כולה עם מיקום פסטורלי מוקף בטבע, נהנים ממגוון אפשרויות ייחודיות במקום ספציפי. ניתן לקיים את קבוצות הדיון במתחמי הדשא הסובבים את המבנה, לשאוף אוויר צח בין ההרצאות וליהנות מהאווירה הכפרית שהמקום מציע. בנוסף, במידה ולמקום ישנו רקע היסטורי מעניין, ניתן לשלב סיור המספר את הסיפור המיוחד של המקום ולהוסיף תוכן ערכי ומעניין ליום העיון. כדאי מאוד לברר אילו פינות חמד קיימות במקום בכדי לתת אפשרות למשתתפים לבקר בהן בזמן ההפסקה. מרכז כנסים אשר מציע לכם אפשרות להזנה: ארוחות בוקר וצהריים, כיבוד ושתייה לכל אורך הכנס, מסייע לכם מאוד בהכנת יום עיון מוצלח.